Un año más, desde nuestra agencia hemos tenido el placer de organizar la Asamblea General de la Asociación IAMCP Spain (International Assosiaton of microsoft Channel Partners), quienes han depositado su confianza en nosotras para la planificación, gestión y desarrollo de uno de sus eventos anuales más significativos.  

Desde el principio, nos comprometimos a ofrecer una experiencia excepcional para los más de 100 representantes de empresas socias del sector IT de todo el país que acudirían a la Asamblea General, en esta ocasión, en las oficinas de Microsoft en la ciudad de Madrid.  

Oficinas de Microsoft en Madrid: la elección de la localización y la agenda del evento 

Pero ¿por qué en Microsoft? Al ser un evento dirigido a empresas del sector IT, relacionadas con el mundo tecnológico y, más concretamente, con el entorno Microsoft, la elección del lugar estuvo clara desde el principio de la organización, ya que permitía no sólo dotar al evento de un espacio amplio para las charlas y ponencias, sino de poder contar con la presencia de, entre otros, el presidente de Microsoft España. 

Una vez elegido el lugar, empezamos a trabajar en definir los puntos clave de la agenda del evento. 

Trabajamos en estrecha colaboración con el cliente y otros colaboradores para asegurar que sus expectativas se cumplieran y que el evento reflejara fielmente la identidad y los valores de la International Association of Microsoft Channel Partners. 

Como en todo evento de empresa, destinamos tiempo a poder entablar relaciones de networking entre los asistentes, aspecto clave para nuestro cliente, ya que es uno de los objetivos primordiales de la asociación. 

Pasos previos: gestión de patrocinadores, registro al evento y mucha comunicación 

Un desafío importante de la organización del encuentro fue la gestión de stands y comunicación con los patrocinadores del evento. Contamos con la presencia de 8 empresas tecnológicas que patrocinaron el encuentro, 3 de ellas contaron con stands y goodies en una zona visible del evento, y el resto con roll ups repartidos por los espacios abiertos. Aseguramos en todo momento la comunicación con los responsables de maketing de las diferentes organizaciones, planificando reuniones periódicas para resolver cualquier duda que pudiera surgir. 

Un mes y medio antes del evento, iniciamos las comunicaciones para difundir el registro, en este caso, a través de Linkedin, y campañas de mailing con el fin de promover la inscripción de los socios. 

Esta anticipación nos permitió calcular con suficiente margen el número de asistentes esperados, brindando la oportunidad de confirmar con los patrocinadores los detalles del merchandising y coordinar adecuadamente el servicio de catering. 

Registro a través de la plataforma B2Match 

¿Qué cómo coordinamos el registro al evento? Lo hicimos a través de b2match, una plataforma que permite organizar todos los aspectos necesarios para un evento, como gestionar registros, participantes, tipos de entradas, pagos, configuración de agenda, envío de comunicaciones desde la plataforma, entre otras muchas funcionalidades. 

No sólo nos ayudó en el registro, sino también el día del evento con la bienvenida de los asistentes, ya que nos permitió generar un código QR que cada persona recibió en su correo y nos facilitó la entrada al evento y la gestión de aforo. 

Generación de networking en eventos de empresa 

Algo fundamental en eventos tecnológicos de tipo networking es ofrecer acreditaciones personalizadas a los asistentes para permitir la fácil identificación de los miembros de cada empresa y promover la interacción entre ellos. Asi que nuestra respuesta es sí, sin duda siempre acreditaciones. 

Siguiendo con la generación de networking, nuestra elección de catering fue diseñada para fomentar la interacción y el networking entre los asistentes. Escogimos un coffee de bienvenida que permitiera establecer contactos entre los asistentes desde el momento de su llegada y, para el momento de la comida, optamos por un finger lunch, que es una opción informal y versátil que facilita la comunicación y la creación de relaciones profesionales entre los socios. 

Externaliza tus eventos con nosotras y asegura el éxito de tu evento 

En resumen, este evento fue todo un éxito gracias al trabajo en equipo, la comunicación, la planificación y la adaptación al cliente. Desde la elección del lugar hasta la coordinación con los patrocinadores, nos esforzamos por tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para asegurar el éxito del evento. La anticipación en la promoción del evento y el uso de herramientas profesionales son cruciales para garantizar una participación exitosa y bien coordinada.  

Si tú también quieres organizar un evento para empresa y necesitas un equipo que te asesore y te acompañe en el proceso, ¿a qué esperas para que hablemos? 

Ponte en contacto con nosotras y pongámonos manos a la obra